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Mi análisis del Decreto 806 de 2020 | tecnología y agilización en la justicia
Para entender cómo operará la justicia en
cuanto a la implementación de la tecnología y agilización de procesos
judiciales bajo el Decreto 806 de 2020
para los abogados litigantes y usuarios en Colombia, a continuación presento para
mis socios litigantes, alumnos, lectores y seguidores, un cuadro explicativo
realizado con el apoyo de mi
equipo de litigantes,
Este decreto aplica
para la jurisdicción ordinaria
en las especialidades civil, laboral, familia, jurisdicción de lo contencioso
administrativo, jurisdicción constitucional, disciplinaria, las
actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones
jurisdiccionales y en los procesos arbitrales.
Regula asuntos como reducción
de formalidades, presentación y requisitos de la demanda, contestación,
traslados, notificaciones, expediente, emplazamientos, comunicaciones y
oficios, excepciones y sentencia anticipada en lo contencioso administrativo, apelación
de sentencias en materia civil y de familia, apelación frente a autos y
sentencias en materia laboral entre otros aspectos que buscan agilizar los
trámites jurisdiccionales y reducir la presencialidad.
Cuadro comparativo realizado por https://www.valenciagrajales.com/ (Derechos de autor)
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DECRETO DE EMERGENCIA 806 DE 2020 (ANÁLISIS) |
“Por el cual se adoptan medidas para
implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las
actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la
atención a los usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de
Emergencia Económica, Social y Ecológica” |
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Objeto del Decreto 806 de 2020 |
-Implementar el uso de las tecnologías de la
información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales -Agilizar el trámite de los procesos judiciales -Flexibilización atención a usuarios y reactivación
económica de quienes dependen de estas actividades
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¿A
quiénes aplica? |
jurisdicción ordinaria en
las especialidades: civil, laboral, familia,
jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional, disciplinaria,
las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan
funciones jurisdiccionales y en los procesos arbitrales
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Vigencia |
El presente decreto legislativo rige a partir de su publicación (4 de junio de 2020) y estará vigente durante los dos (2) años siguientes a partir de su expedición. (Art. 16) |
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¿Si el
despacho no cuenta con tecnología? |
se deberá prestar el
servicio de forma presencial (parágrafo art. 1º )
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¿Qué actuaciones se surtirán con medios
tecnológicos? |
Gestión y trámite de procesos audiencias
y diligencias
No
obstante, con autorización del titular del despacho, cualquier empleado podrá
comunicarse con los sujetos procesales, antes de la realización de las
audiencias, con el fin de informarles sobre la herramienta tecnológica que se
utilizará en ellas o para concertar una distinta. (Art. 7º Inc. 2º ) |
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¿En
cuanto a formalismos? |
El decreto ordena a los despachos evitar exigir y cumplir
formalidades presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias.
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¿Se requiere presentaciones personales o
autenticaciones de documentos? |
No.
las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales,
presentaciones personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o
presentarse en medios físicos.
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¿Si voy
a presentar una demanda, contestación o memorial debo enviar copia a la
contraparte al correo electrónico? |
Sí. Se debe enviar a través del correo electrónico elegido, un ejemplar
de todos los memoriales o actuaciones que realicen, simultáneamente con
copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial. (art.
3º )
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¿Si cambio de correo electrónico? |
Debe
informar al despacho y la contraparte el nuevo correo electrónico. (Art.
3º Inc. 2º ) Art. 78 nral 5º CGP
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¿Cómo se harán las notificaciones del despacho? |
Todas se harán por correo electrónico, desde estos se surtirán todas
las notificaciones. (Art. 3º Inc. 2º ) Art. 78 nral 5º CGP |
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¿Si el despacho no tiene acceso al
expediente físico puedo aportar piezas procesales? |
Sí.
tanto la autoridad judicial como los demás sujetos procesales colaborarán
proporcionando por cualquier medio las piezas procesales que se encuentren en
su poder |
¿Cómo se conferirán los poderes especiales? |
-Mediante mensaje de datos -No requiere firma manuscrita o digital -Basta la sola antefirma (nombre) -Tienen presunción de autenticidad -No requieren presentación personal ni reconocimiento (notaría o
juzgado) -Establecer correo electrónico coincidente con el del registro
nacional de abogados. -El cliente remite el poder desde su correo personal o
el de notificaciones judiciales (personas inscritas en el registro mercantil) |
¿Cómo se deben presentar las demandas? |
-Indicar
correos electrónicos del abogado, de las partes, representante legal,
testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso, so
pena de inadmisión. Además el interesado afirmará bajo la
gravedad del juramento, que se entenderá prestado con la petición: >
que
la dirección electrónica o sitio suministrado corresponde al utilizado por la
persona a notificar,
>informará
la forma como la obtuvo (ej: información del cliente) y >allegará
las evidencias correspondientes, particularmente las comunicaciones remitidas
a la persona por notificar (demanda, anexos). -Demanda
y anexos como mensaje de datos al correo electrónico del despacho. Sin copias
físicas, ni copias electrónicas adicionales para archivo ni para el
traslado a las partes. |
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¿Como
se notificará la demanda?
|Lo previsto en este artículo se aplicará cualquiera
sea la naturaleza de la actuación, incluidas las pruebas extraprocesales o
del proceso, sea este declarativo, declarativo especial, monitorio, ejecutivo
o cualquiera otro.” Parágrafo 1 art. 8º. |
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Para cualquier jurisdicción, incluyendo la arbitral y autoridades
administrativas con funciones jurisdiccionales así: -Simultáneamente se presenta la demanda y anexos enviándola al
correo del despacho y al correo de los demandados. De igual manera cuando se subsane
por inadmisión, adicionando el escrito de subsanación. Consejo: escribir una nota en el correo indicando el
contenido de los archivos adjuntos y dando cuenta de que a la vez está
enviando el mismo contenido a los demandados al correo electrónico. Como ya se envió demanda y anexos al demandado, el despacho al
admitir la demanda, surtirá la notificación personal enviando tan solo el
auto admisorio al demandado (Art. 6º y 8º) -OJO. La notificación personal se entenderá realizada una vez
transcurridos dos (2) días hábiles siguientes al envío del mensaje (auto
admisorio + anexos) y los términos empezarán a correr a partir del día
siguiente al de la notificación (al tercer día) (Art. 8º Inc. 3º). |“La notificación personal se entenderá realizada una vez
transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos
empezarán a correr a partir del día siguiente al de la notificación.” Art. 8º
Inc. 3º| |”se podrán implementar o utilizar sistemas de confirmación del
recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos” Art. 8º Inc. 4º | -Al enviarse notificación al correo electrónico se omite la citación
previa o aviso físico o virtual. (Art. 8º.). -Los anexos para el traslado se enviarán por el mismo medio
electrónico (caso de las demandas admitidas no notificadas) Art. 8º -Dirección desconocida Si se desconoce el correo electrónico
del demandado se establecerá así en la demanda y se acreditará el agotamiento
del envío físico de la demanda y anexos a la dirección conocida. (“De no conocerse el canal de digital de la parte demandada, se
acreditará con la demanda el envío físico de la misma con sus anexos” (Art.
6º Inc. 4º) |
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Nulidad por indebida o falta de notificación |
Cuando
exista discrepancia sobre la forma en que se practicó la notificación, la
parte que se considere afectada deberá manifestar bajo la gravedad del
juramento, al solicitar la declaratoria de nulidad de lo actuado, que
no se enteró de la providencia, además de cumplir con lo dispuesto en los
artículos 132 a 138 del Código General del Proceso. | CGP. ARTÍCULO 132. CONTROL DE LEGALIDAD. Agotada
cada etapa del proceso el juez deberá realizar control de legalidad para
corregir o sanear los vicios que configuren nulidades u otras irregularidades
del proceso, las cuales, salvo que se trate de hechos nuevos, no se
podrán alegar en las etapas siguientes, sin perjuicio de lo previsto para los
recursos de revisión y casación.|
| CGP. ARTÍCULO 138. EFECTOS DE LA DECLARACIÓN DE FALTA DE JURISDICCIÓN
O COMPETENCIA Y DE LA NULIDAD DECLARADA. Cuando
se declare la falta de jurisdicción, o la falta de competencia por el factor
funcional o subjetivo, lo actuado conservará su validez y el proceso se
enviará de inmediato al juez competente; pero si se hubiere dictado
sentencia, esta se invalidará. La
nulidad solo comprenderá la actuación posterior al motivo que la produjo y
que resulte afectada por este. Sin embargo, la prueba
practicada dentro de dicha actuación conservará su validez y tendrá eficacia
respecto de quienes tuvieron oportunidad de controvertirla, y se mantendrán
las medidas cautelares practicadas. El auto
que declare una nulidad indicará la actuación que debe renovarse.| |
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¿De
dónde sacar las direcciones electrónicas? |
La autoridad judicial, de oficio o a petición de parte, podrá
solicitar información de las direcciones electrónicas o sitios de la parte
por notificar que estén en las Cámaras de Comercio, superintendencias, entidades
públicas o privadas, o utilizar aquellas que estén informadas en
páginas Web o en redes' sociales
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¿Cómo se harán las notificaciones por
estados y traslados? |
Las
notificaciones por estado se fijarán virtualmente, con inserción de la
providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el
secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia
respectiva. No obstante, no se insertarán en el estado electrónico las
providencias que decretan medidas cautelares o hagan mención a menores, o
cuando la autoridad judicial así lo disponga por estar sujetas a reserva
legal. De la misma
forma podrán surtirse los traslados que deban hacerse por fuera de audiencia.
Los ejemplares de los estados y traslados virtuales se conservarán en línea para
consulta permanente por cualquier interesado. |
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¿Cuándo
se prescinde del traslado por secretaría? |
Cuando una parte acredite haber enviado un escrito del cual deba
correrse traslado a los demás sujetos procesales, mediante la remisión de la
copia por un canal digital, se prescindirá del traslado por secretaria, el
cual se
entenderá realizado a los dos (2) días hábiles siguientes al del envío del
mensaje y el término respectivo empezará a correr a partir del día siguiente.
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¿Cómo hacer el emplazamiento para
notificación personal? |
Los
emplazamientos que deban realizarse en aplicación del artículo 108 del Código
General del Proceso se harán únicamente en el registro nacional de personas
emplazadas, sin necesidad de publicación en un medio escrito. |
¿Cómo se surtirán las comunicaciones, oficios y
despachos? |
Todas las comunicaciones, oficios y despachos con
cualquier destinatario, se surtirán por el medio técnico disponible, como
lo autoriza el artículo 111 del Código General del Proceso. Los secretarios o
los funcionarios que hagan sus veces remitirán las comunicaciones necesarias
para dar cumplimiento a las órdenes judiciales mediante mensaje de datos,
dirigidas a cualquier entidad pública, privada o particulares, las cuales se presumen
auténticas y no podrán desconocerse siempre que provengan del
correo electrónico oficial de la autoridad judicial. |
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Como
se tramitarán las excepciones en la jurisdicción de lo Contencioso
Administrativo |
De
las excepciones (de mérito) presentadas se correrá traslado por el término de tres
(3) días en la
forma regulada en el artículo 110 del Código General del Proceso, o el que lo
sustituya. En este término, la parte demandante podrá pronunciarse sobre
ellas y, si fuere
el caso, subsanar los defectos anotados en las excepciones previas. Las
excepciones previas
se
formularán y decidirán según lo regulado en los articulas 100, 101 Y 102 del
Código General del Proceso.
Cuando se requiera la práctica de pruebas a que se refiere el inciso
segundo del artículo 101 del citado código, el juzgador las decretará en
el auto que cita a la audiencia inicial, y en el curso de esta las practicará. Allí mismo,
resolverá las excepciones previas que requirieron pruebas y estén pendientes
de decisión. Las
excepciones de cosa juzgada, caducidad, transacción, conciliación, falta de
legitimación en la causa y prescripción extintiva. se tramitarán y decidirán
en los términos señalados anteriormente. La providencia que resuelva las
excepciones mencionadas deberá ser adoptada en primera instancia por el juez.
subsección, sección o sala de conocimiento. Contra esta decisión procederá
el recurso apelación, el cual será resuelto por la subsección, sección o
sala del tribunal o Consejo de Estado. Cuando esta decisión se profiera
en única instancia por los tribunales y Consejo de Estado se decidirá por el
magistrado ponente
y será suplicable.
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¿Cómo se surtirá la sentencia anticipada en lo
contencioso administrativo? |
El juzgador deberá dictar sentencia anticipada: 1. Antes de la audiencia inicial, cuando se trate de asuntos
de puro derecho o no fuere necesario practicar pruebas. caso en el cual
correrá traslado para alegar por escrito, en la forma prevista en el inciso
final del artículo 181 de la Ley 1437 de 2011 y la sentencia se proferirá por
escrito. 2. En cualquier estado del proceso, cuando las partes o sus
apoderados de común acuerdo lo soliciten, sea por iniciativa propia o por
sugerencia del juez. Si la solicitud se presenta en el transcurso de una
audiencia. se dará traslado para alegar dentro de ella. Si se hace por
escrito, las partes podrán allegar con la petición sus alegatos de
conclusión, de lo cual se dará traslado por diez (10) días comunes al
Ministerio Público y demás intervinientes. El juzgador rechazará la solicitud
cuando advierta fraude o colusión. Si en el proceso intervienen litisconsortes
necesarios, la petición, deberá realizarse conjuntamente con estos. Con la
aceptación de esta petición por parte del juez, se entenderán desistidos los
recursos que hubieren formulado los peticionarios contra decisiones
interlocutorias que estén pendientes de tramitar o resolver. 3. En la
segunda etapa del proceso prevista en el artículo 179 de la Ley 1437 de
2011, cuando encuentre probada la cosa juzgada, la transacción; la
conciliación, la caducidad, la prescripción extintiva y la falta de
legitimación en la causa. La sentencia se dictará oralmente en audiencia o se
proferirá por escrito. En este caso no se correrá traslado para alegar. 4. En caso de allanamiento de conformidad con el artículo 176
de la Ley 1437 de 2011.
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¿Cómo se surtirá la apelación de sentencias en materia civil y de familia? |
Sin
perjuicio de la facultad oficiosa de decretar pruebas, dentro del término de
ejecutoria del auto que admite la apelación, las partes podrán pedir la
práctica de pruebas y el juez las decretará únicamente en los casos
señalado en el artículo 327 del Código General del Proceso. El juez se
pronunciará dentro de los cinco (5) días siguientes. Ejecutoriado
el auto que admite el recurso o el que niega la solicitud de pruebas, el
apelante deberá sustentar el recurso a más tardar dentro de los cinco (5)
días siguientes. De la sustentación se correrá traslado a la parte
contraria por el término de cinco (5) días. Vencido el término de
traslado se proferirá sentencia escrita que se notificará por estado.
Si no se sustenta oportunamente el recurso, se declarará desierto. Si
se decretan pruebas,
el
juez fijará fecha y hora para la realización de la audiencia en la que se
practicaran, se
escucharan alegatos y se dictará sentencia. La sentencia se dictará en los términos
establecidos en el Código General del Proceso. |
¿Cómo se surtirá la apelación frente a autos y
sentencias en materia laboral? |
Apelación de sentencias 1. Ejecutoriado el auto que admite la apelación o la consulta, si
no se decretan pruebas, se dará traslado a las partes para alegar por
escrito por el término de cinco (5) días cada una, iniciando con la apelante.
Surtidos los traslados correspondientes, se proferirá sentencia
escrita.
Si se decretan pruebas, se fijará la fecha de la audiencia
para practicar las pruebas a que se refiere el artículo 83 del Código
Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social. En ella se oirán las alegaciones
de las partes y se resolverá la apelación. Apelación de autos 2. Cuando se trate de apelación de un auto se dará traslado a
las partes para alegar por escrito por el término de cinco (5) días y
se resolverá el recurso por escrito. |
